Was kostet Individualsoftware? Die ehrliche Antwort ist unbequem.

Die meistgestellte Frage im Erstgespräch lautet: Was kostet so etwas? Die ehrlichste Antwort lautet: Das hängt davon ab — und jeder, der Ihnen vor einer strukturierten Anforderungsklärung eine belastbare Zahl nennt, rät.

Das ist unbefriedigend, und es klingt nach Ausrede. Deshalb erklären wir hier, warum es so ist, woraus sich der Preis tatsächlich zusammensetzt, welche Faktoren ihn vervielfachen und wie Sie trotzdem in überschaubarer Zeit zu einer Zahl kommen, mit der Sie planen können.

Warum Schätzungen vor der Discovery raten sind

Ein Angebot für Individualsoftware ist keine Preisauskunft, sondern eine Prognose. Sie beruht auf einer Menge Annahmen, die zum Zeitpunkt der Anfrage noch niemand geprüft hat.

Sie beschreiben ein Vorhaben, wir hören ein anderes. Zwei Sätze über einen Freigabeprozess können ein Formular mit drei Feldern bedeuten oder eine mehrstufige Vertretungsregelung mit Fristen, Eskalation und revisionssicherer Protokollierung. Beides ist derselbe Satz. Der Aufwandsunterschied ist zweistellig.

Die Ausnahmen sind das Projekt. Der Normalfall eines Prozesses ist meist in wenigen Tagen gebaut. Die Arbeit steckt in den Sonderfällen — dem Kunden, der eine abweichende Preisliste hat, der Bestellung, die storniert wird, nachdem sie schon in der Produktion war, dem Monatsabschluss, der händisch korrigiert wird. Diese Fälle nennt niemand im Erstgespräch, weil sie im Alltag als selbstverständlich gelten.

Fremde Systeme haben eigene Zeitpläne. Sobald eine Schnittstelle zu einem System im Spiel ist, das jemand anderem gehört, hängt Ihr Zeitplan an dessen Verfügbarkeit, Dokumentationsqualität und Auskunftsbereitschaft. Das lässt sich nicht schätzen, das lässt sich nur ausprobieren.

Bestandsdaten sind unbekanntes Gelände. Jeder gewachsene Datenbestand enthält Widersprüche: doppelte Stammdaten, Felder, die zweckentfremdet wurden, Datensätze aus einem Vorgängersystem, deren Bedeutung niemand mehr kennt. Der Aufwand für eine Datenübernahme ist deshalb erst nach dem ersten Blick in die Daten seriös schätzbar.

Wer trotzdem sofort eine Zahl nennt, tut eines von zwei Dingen: Er nennt eine zu niedrige Zahl, um den Auftrag zu bekommen, und holt sich die Differenz über Nachträge. Oder er nennt eine sehr hohe Zahl mit großem Risikoaufschlag, die Sie mitbezahlen, auch wenn das Risiko nicht eintritt. Beides ist teurer als drei Wochen Klärung vorab.

Woraus sich der Preis zusammensetzt

Die Formel ist banal: Aufwand mal Tagsatz. Interessant ist nur die eine der beiden Größen.

Der Tagsatz ist die kleinere Unbekannte. Er liegt bei uns bei [TAGSATZ] und ist über Anbieter hinweg innerhalb einer Region vergleichsweise ähnlich. Wenn ein Angebot deutlich günstiger ist, liegt der Unterschied fast nie im Tagsatz allein, sondern in Seniorität, Ort der Umsetzung oder darin, was alles nicht enthalten ist.

Der Aufwand ist die eigentliche Größe — und er verteilt sich anders, als die meisten erwarten. Reines Programmieren ist selten der größte Block. Dazu kommen: Anforderungsklärung, Architektur, automatisierte Tests, Datenübernahme, Schnittstellenarbeit, Betriebsvorbereitung, Dokumentation, Schulung, Abnahmebegleitung und die Korrekturen nach dem ersten echten Einsatz.

Ein Angebot, das nur die Umsetzung ausweist, ist deshalb nicht günstiger — es ist unvollständig. Die anderen Posten fallen trotzdem an, nur später und dann als Nachtrag.

Die fünf Faktoren, die den Preis vervielfachen

Es gibt Anforderungen, die den Aufwand addieren, und es gibt Anforderungen, die ihn multiplizieren. Die zweite Gruppe entscheidet, ob ein Vorhaben im unteren oder im oberen Bereich der Spannbreite landet.

1. Schnittstellen zu Fremdsystemen. Ein System, das für sich steht, ist überschaubar. Jedes weitere System, mit dem es Daten austauschen soll, bringt ein fremdes Datenmodell, fremde Fehlerfälle, fremde Ausfallzeiten und einen fremden Ansprechpartner mit. Ab drei Schnittstellen ist die Integrationsarbeit regelmäßig der größte Einzelposten im Projekt.

2. Übernahme von Altdaten. Solange Sie auf der grünen Wiese starten, ist die Datenlage einfach. Sobald zwanzig Jahre Bestand übernommen werden sollen, wird die Migration zum eigenen Teilprojekt — inklusive Bereinigung, Abgleich und der unangenehmen Erkenntnis, dass mehrere Abteilungen dasselbe Feld unterschiedlich verwendet haben.

3. Rollen- und Rechtemodell. Ein System mit einer Benutzergruppe ist ein System. Ein System mit acht Rollen, abteilungsabhängigen Sichten und Vertretungsregelungen ist ein Vielfaches davon — nicht weil die Programmierung schwieriger wäre, sondern weil die Zahl der Kombinationen steigt, die gebaut, getestet und dokumentiert werden müssen.

4. Verfügbarkeit, Sicherheit, Nachvollziehbarkeit. Ein internes Werkzeug, das eine Stunde stehen darf, wird anders gebaut als ein System, dessen Ausfall die Produktion anhält. Anforderungen an Ausfallsicherheit, lückenlose Protokollierung, Prüfbarkeit oder Barrierefreiheit verändern die Architektur und ziehen sich durch jede Komponente. Sie lassen sich nicht am Ende ergänzen.

5. Die Zahl der Menschen, die entscheiden. Der am meisten unterschätzte Faktor ist organisatorisch. Ein Vorhaben mit einer entscheidungsbefugten Ansprechperson läuft anders als eines, bei dem vier Abteilungen unterschiedliche Vorstellungen haben und jede Freigabe eine Runde dreht. Die Technik wird davon nicht komplizierter, der Projektverlauf schon — und Projektlaufzeit ist Geld.

Was Sie nicht sparen können — und was schon

Es gibt Posten, bei denen Sparen nur eine Verschiebung ist. Automatisierte Tests wegzulassen macht das Projekt billiger und den Betrieb teurer, weil jede spätere Änderung händisch abgesichert werden muss. Dokumentation wegzulassen spart wenige Tage und kostet bei jedem Personalwechsel ein Vielfaches. Betriebsvorbereitung wegzulassen bedeutet, dass Sie sie unter Zeitdruck nach dem Go-live machen. Warum diese Rechnung so regelmäßig aufgeht, haben wir im Beitrag über Betriebskosten ausführlich beschrieben.

Wirklich sparen können Sie an anderer Stelle:

• Umfang der ersten Fassung. Die meisten Vorhaben lassen sich halbieren, ohne dass der Nutzen halbiert wird. Fragen Sie bei jeder Anforderung, was passiert, wenn sie erst in Ausbaustufe zwei kommt.
• Sonderfälle bewusst weglassen. Ein Sonderfall, der zweimal im Jahr vorkommt, darf händisch bleiben. Ihn zu automatisieren kostet oft mehr, als er über Jahre an Arbeit verursacht.
• Bestehende Bausteine nutzen. Anmeldung, Berechtigungen, Dokumentenablage, Berichte — dafür gibt es erprobte Bausteine. Eigenbau ist hier fast nie gerechtfertigt.
• Weniger Beteiligte in der Abstimmung. Eine entscheidungsbefugte Person auf Ihrer Seite ist der wirksamste Kostenhebel, den es gibt.
• Datenübernahme begrenzen. Häufig reichen die Bewegungsdaten der letzten zwei Jahre plus ein lesender Zugriff auf das Altsystem für das Archiv.

Wie Sie zu einer belastbaren Zahl kommen

Unser Weg dorthin ist der Discovery Sprint: drei Wochen, Festpreis [BETRAG DISCOVERY SPRINT]. Am Ende haben Sie geklärte Anforderungen, einen Architekturentwurf, einen klickbaren Prototyp und einen Kostenrahmen mit einer Genauigkeit von etwa ±25 %. Dieses Ergebnis gehört Ihnen — auch wenn Sie damit anschließend Angebote bei anderen Anbietern einholen. Genau dafür ist es gedacht: Es macht Angebote vergleichbar, weil alle dieselbe Grundlage bekommen.

Danach arbeiten wir wahlweise nach Aufwand mit vereinbartem Budgetdeckel oder in Festpreis-Abschnitten. Welches Modell wann sinnvoll ist, steht in unserer Arbeitsweise.

Woran Sie ein unseriöses Angebot erkennen

• Eine exakte Zahl ohne Rückfragen. Wer nach einem halbstündigen Gespräch einen präzisen Betrag nennt, hat entweder nicht zugehört oder kalkuliert Nachträge ein.
• Kein Posten für Tests, Dokumentation und Betriebsvorbereitung. Diese Arbeit fällt an. Wenn sie nicht im Angebot steht, steht sie später in einer anderen Rechnung.
• Keine Aussage zu den Kosten nach dem ersten Jahr. Fragen Sie nach dem Betriebsjahr eins als eigener Zahl. Die Reaktion ist aufschlussreicher als die Zahl.
• Keine Nennung von Annahmen. Ein seriöses Angebot listet auf, wovon es ausgeht. Ohne Annahmenliste ist ein Festpreis keine Zusage, sondern eine Wette.
• Alles ist möglich. Ein Anbieter, der nie widerspricht und keine Anforderung in Frage stellt, verkauft Ihnen Umfang, nicht Nutzen.

Wenn Sie prüfen wollen, ob Individualsoftware bei Ihnen überhaupt die richtige Entscheidung ist — es gibt Fälle, in denen sie es nicht ist, und wir sagen das im Erstgespräch —, finden Sie die Kriterien auf unserer Seite zu Individualsoftware.