Antragsportal für [KUNDENNAME]

ENTWURF — nicht veröffentlichen. Alle Platzhalter müssen durch freigegebene Kundenangaben ersetzt werden.

Ausgangslage

Bis [JAHR] lief das Verfahren [VERFAHRENSART] bei [KUNDENNAME] auf Papier und über ein PDF-Formular zum Ausdrucken. Antragstellende füllten aus, unterschrieben, schickten ein. Im Haus wurde gescannt, erfasst, geprüft, nachgefordert.

Zwei Drittel der eingehenden Anträge waren nach Angabe der Fachabteilung unvollständig — nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil das Formular Angaben verlangte, deren Notwendigkeit erst im dritten Abschnitt erkennbar wurde. Jede Nachforderung kostete [ZEITRAUM] Durchlaufzeit und mindestens [ANZAHL] Kontakte. Die durchschnittliche Bearbeitungsdauer lag bei [ZEITRAUM].

Dazu kamen drei Anforderungen, die in der Privatwirtschaft in dieser Form nicht auftreten:

• Barrierefreiheit als Rechtspflicht, nicht als Qualitätsziel. Das bestehende PDF-Formular war für Screenreader praktisch unbenutzbar.
• Nachvollziehbarkeit über Jahre. Wer hat wann welchen Bearbeitungsschritt gesetzt, auf welcher Rechtsgrundlage, mit welchem Datenstand — nachlesbar auch dann, wenn die beteiligten Personen längst in anderen Funktionen sind.
• Datenhaltung im Inland und ein Betriebskonzept, das eine Prüfung übersteht.

Der Auslöser war [AUSLÖSER: z. B. Rechtsänderung, Barrierefreiheitsanforderung, Auslaufen des Herstellersupports für das Vorgängersystem].

Warum wir

Die Beauftragung erfolgte über [VERGABEART: z. B. Direktvergabe, Verhandlungsverfahren, Abruf aus Rahmenvereinbarung]. Angefragt waren [ANZAHL] Anbieter.

Ausschlaggebend waren nach Aussage von [ANSPRECHPARTNER, FUNKTION]:

• Barrierefreiheit war Teil des Angebots, nicht des Kleingedruckten. Wir haben im Angebot beschrieben, wie WCAG 2.1 AA während der Entwicklung geprüft wird, und ein externes Audit vor dem Go-live fix eingeplant.
• Übergabefähigkeit war zugesagt und beziffert. Repository-Zugang ab Tag eins, vollständige Rechteübertragung, Betriebshandbuch als Liefergegenstand. Für ein System mit [ANZAHL]-jährigem Lebenszyklus war das ein Kriterium.
• [WEITERER GRUND AUS SICHT DES KUNDEN]

Vorgeschaltet war ein Discovery Sprint über [DAUER] zum Festpreis, in dem Anforderungen, Rechtsgrundlagen und die Anbindung an [FACHVERFAHREN] geklärt wurden. [ANMERKUNG ZUM KOSTENRAHMEN].

Was gebaut wurde

Eine Antragsstrecke, die vor dem Absenden prüft. Der Antrag führt schrittweise, blendet nur ein, was im konkreten Fall relevant ist, und prüft Pflichtangaben und Plausibilität, bevor abgesendet werden kann. Zwischenstände lassen sich speichern und später fortsetzen. Genau hier entsteht der größte Teil der Wirkung: Ein Antrag, der vollständig ankommt, verursacht keine Nachforderung.

Barrierefreiheit von Anfang an, extern geprüft. Semantisches HTML, vollständige Tastaturbedienbarkeit, sichtbarer Fokus, Kontraste nach WCAG 2.1 AA, verständliche Fehlermeldungen im Formularkontext. Das externe Audit am [DATUM] durch [PRÜFSTELLE] ergab [ERGEBNIS]; die Barrierefreiheitserklärung ist unter [LINK] veröffentlicht. Getestet wurde zusätzlich mit [ANZAHL] Personen mit Behinderungen — das ist der Teil, den ein automatisiertes Prüfwerkzeug nicht ersetzt.

Aktenhistorie statt Zustand. Jeder Bearbeitungsschritt wird als unveränderliches Ereignis gespeichert: Zeitpunkt, Person, Rolle, Datenstand, Begründung. Der Bearbeitungsverlauf ist dadurch jederzeit rekonstruierbar, auch Jahre später. Löschfristen sind als Regel im System hinterlegt, nicht als Kalendereintrag bei einer Person.

Anbindung an [FACHVERFAHREN] über [SCHNITTSTELLENART]. Das Fachverfahren bleibt führendes System. Das Portal ist der Zugang und die Vorprüfung, nicht eine zweite Aktenführung. Ebenfalls angebunden: [WEITERE SYSTEME].

Betrieb in [RECHENZENTRUMSSTANDORT]. [BETRIEBSMODELL: z. B. im Rechenzentrum des Auftraggebers / bei einem österreichischen Anbieter], mit dokumentiertem Wiederanlauf, geübter Wiederherstellung und definierten Reaktionszeiten.

Technisch: [TECHNOLOGIE-STACK].

Ergebnis

Alle Angaben beziehen sich auf [ERHEBUNGSZEITRAUM] im Vergleich zu [VERGLEICHSZEITRAUM], Datenquelle [DATENQUELLE].

Kennzahl	Vorher	Nachher
Anteil unvollständiger Anträge	[WERT]	[WERT]
Durchschnittliche Bearbeitungsdauer	[WERT]	[WERT]
[KENNZAHL 3]	[WERT]	[WERT]
[KENNZAHL 4]	[WERT]	[WERT]

Was nicht eingetreten ist: [NICHT ERREICHTES ZIEL] — [BEGRÜNDUNG]. [ANMERKUNG, WIE DAMIT UMGEGANGEN WIRD].

Seitdem

Das Portal ist seit [JAHR] in Betrieb. Was danach passiert ist:

Rechtsänderungen umgesetzt. [ANZAHL] Mal wurde das Verfahren durch Änderungen in [RECHTSGRUNDLAGE] angepasst, zuletzt [ZEITRAUM]. Weil Regelstände versioniert sind, konnten laufende Verfahren nach altem Stand weitergeführt werden, während neue Anträge bereits dem neuen folgten.

Barrierefreiheit nachgeprüft. Nach [ZEITRAUM] wurde erneut extern geprüft. Befunde: [ERGEBNIS]. Barrierefreiheit ist kein Zustand, den man einmal herstellt — jede neue Funktion kann sie beschädigen.

Technologie nachgezogen. [MIGRATION] in [ZEITRAUM], durchgeführt [VORGEHEN], Ausfallzeit [AUSFALLZEIT].

Ausbau statt Ablöse. Dazugekommen sind [AUSBAUSTUFE 1] und [AUSBAUSTUFE 2]. [ANMERKUNG ZUR ENTSCHEIDUNG GEGEN EINEN NEUBAU].

Zuständigkeiten haben gewechselt, das System nicht. Auf Seiten des Auftraggebers hat [ANZAHL] Mal die fachliche Zuständigkeit gewechselt. Weil Architekturentscheidungen, Betriebshandbuch und Verfahrenslogik dokumentiert sind, war jede Einarbeitung eine Frage von [ZEITRAUM] und nicht von Monaten.

Kundenzitat

„[ZITAT KUNDE — freigegeben, wörtlich, mit Bezug auf Barrierefreiheit, Nachvollziehbarkeit oder die Zusammenarbeit über die Jahre.]“

[NAME] · [FUNKTION], [KUNDENNAME]

[Foto: [DATEINAME], Freigabe schriftlich einholen. Bei öffentlichen Stellen zusätzlich die Freigabe der Kommunikationsabteilung einholen.]